해외 호텔에 이메일 혹은 메시지를 보내야 할 때가 종종 있다. 라떼는 여행사에 패키지로 예약하면 다 처리해줬지만 아고다, 호텔스닷컴, 익스피디아, 트립닷컴 등 OTA(온라인 여행 예약 웹사이트)에서 직접 예약하는 경우가 많아져 특별 요청사항이나 취소, 변경 시 직접 챙겨야 한다. 이때 사용하면 좋을 문장과 이메일 템플릿을 공유한다.
앱이나 홈페이지를 통해 호텔로 메시지, 특별 요청 사항(Special Request)에 남길 때
예약에 포함되지 않은 전망을 요청하거나 특별 서비스, 물품 등이 추가로 필요할 때는 예약한 사이트를 통해 호텔에 메시지를 보내거나 예약할 때 아예 특별 요청 사항에 메모를 남겨보자. 일반적으로 연결/인접 객실, 연박, 선호뷰 등은 체크인 당일 호텔의 객실 사정에 따라 달라지기 때문에 메모를 남긴다고 확정되는 건 아니지만, 호텔이 확인하고 가능한 경우에 최대한 제공하려고 노력한다.
연결 객실, 인접 객실이 필요할 때
연결객실(커넥팅룸) 요청할 때는 "Strongly want a connecting room with the other room booked under 예약자 이름 혹은 예약 번호"라고 메시지를 남기거나 예약 시 특별 요청 사항에 메모를 남기자. 인근 객실을 원하면 connecting room을 adjoining room으로 바꾸면 된다. 단, 연결객실과 인접 객실은 요청해도 확정해 주는 것이 아니라 체크인 당일의 객실 상황에 따라 불가능할 수도 있다. 사용 가능 여부는 체크인 시 확인하면 된다.
같은 방에서 연박하고 싶을 때
예약을 하고 보니 며칠 더 같은 호텔에 머물고 싶을 때는 연박 신청 메시지 혹은 추가 요청 사항을 남기면 연결객실, 인접 객실과 마찬가지로 체크인 때 가능 여부를 확인할 수 있다. 연박 신청은 "Extended Stay!!!" Please let me stay in a same room with the other booking under 이름 혹은 예약번호라고 작성하면 된다. "연박!!! 제발 OO 이름으로 된 객실에 계속 머물게 해 주세요" 정도의 뜻이다.
기념일은 최대한 알려라, 밑져야 본전!
호텔에 보내는 메시지나 요청 사항은 최대한 간단히 정확하게 의미 전달하는 것이 중요하다. 정확한 단어를 남기기만 하면 대부분 찰떡같이 알아듣는다. 생일, 신혼여행, 결혼기념일 등 기념할만한 시기라면 밑져야 본전이니 메시지를 남겨보자. 눈에 띄도록 별표(*) 등으로 장식하여 생일이니 뷰 좋은 방으로 부탁해요라는 뜻의 **Birthday Trip!! Please assign room with a nice view!!**라고 작성하면 된다. 아니면 간단히 어떤 기념일인지 표시만 해두어도 좋다. 생일이라면 앞서 말한 것처럼 "Birthday Trip!!", 결혼기념일이라면 "Wedding Anniversary Trip" 신혼여행이라면 **Honeymooners**라고 남기면 된다. 앞서 말했듯 밑져야 본전이니까!
객실에 특정 용품을 요청해야 할 때, 아기 침대, 제습기, 여분의 담요 등
주로 "-를 배정해 주세요"라고 부탁할 때는 Please assign 뒤에 원하는 물품 혹은 객실 타입 등을 작성하면 된다. 예를 들어 아기 침대를 원하면 Please assign baby bed, 제습기를 원하면 Please assign dehumidifier, 엘리베이터 근처 방을 원하면 Please assign a room close to elevator(lift), 고층을 원하면 Please assign a room on high floor! 이런 식으로 작성하면 된다. 다만, 다른 예시들처럼 특별 요청사항에 남긴다고 다 들어주는 것은 아니다. 꼭, 절대, 무조건 필요한 물건이라면 예약한 사이트 상담센터에 전화나 챗으로 문의하여 혹시 확정이 가능한지 확인을 부탁하자.
좀 더 자세한 설명이 필요해, 호텔에 이메일 보낼 때
좀 더 자세한 요청이 필요하거나, 미리 확인을 받아야 할 때는 이메일을 쓰는 것이 안전하다. 환불 불가한 상품의 취소, 변경 등 호텔의 호의가 필요할 때는 이메일이나 전화로 직접 연락하는 것이 제일 최선이다. 호텔스닷컴, 아고다, 익스피디아, 트립닷컴 등 온라인 예약 사이트를 이용했다 하더라도 직접 문의하면 더 빠른 답을 얻을 때도 많다. 고객센터로 문의해도 어차피 호텔과 연락하여 확인해서 무료 취소나 변경을 진행하기 때문이다. 전화를 하면 좋겠지만 긴 시간 유선으로 대기해야 하는 경우가 많아, 체크인까지 시간 여유가 넉넉하다면 이메일로 먼저 문의해 보자. 또, 어떤 호텔은 픽업 서비스나 체크인 방법 안내를 위해 예약 후 고객이 이메일을 먼저 보내달라고 요청하기도 한다.
환불 불가 상품 무료 취소 요청 전 : 주의 사항 먼저 확인하기
환불 불가 상품도 환불이 되나요
아고다, 호텔스닷컴, 익스피디아 등 글로벌 온라인 여행 플랫폼(이하 OTA: Online Travel Agencies)에 서 환불 불가 상품을 예약했는데 일정을 바꾸거나 취소해야 하는 상황이 닥치면 리스크 관리에 실
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환불 불가 상품의 무료 취소를 문의하는 이메일
제목 : <Cancel Request> 영문이름 for 예약번호
Dear 호텔 이름,
I am writing to you regarding the reservation below. I understand this is a non-refundable booking. However, due to 취소해야 하는 이유, I am not able to travel anymore. Would you be able to waive panelty for the booking? Thanks.
Name : 영문 이름
Check-in date: 체크인 날짜
Check-out date: 체크아웃 날짜
Itinerary number(Website): 예약 번호(예약 사이트 ex> agoda, booking.com, hotels.com, expedia, trip.com, myrealtrip......)
Best regards,
영문 이름
환불 불가 상품의 날짜 변경을 문의하는 이메일
제목 : <Change Request> 영문이름 for 예약번호
Dear 호텔 이름,
I am writing to you regarding the reservation below. I understand this is a non-refundable booking. However, due to 취소해야 하는 이유, I would like to change the stay period from 기존 체크인 날짜~기존 체크아웃 날짜 to 변경 시 체크인 날짜~변경 시 체크아웃 날짜. Is it possible to amend the booking without any panelty? Thanks.
Name : 영문 이름
Check-in date: 체크인 날짜
Check-out date: 체크아웃 날짜
Itinerary number(Website): 예약 번호(예약 사이트 ex> agoda, booking.com, hotels.com, expedia, trip.com, myrealtrip......)
Best regards,
영문 이름
얼리 체크아웃 시 환불해 줄 수 있는지 문의하는 이메일
제목 : <Early Check-out request 영문이름 for 예약번호
Dear 호텔 이름,
I am writing to you regarding the reservation below. I would like to check-out earlier on 체크아웃 원하는 날짜 due to 체크아웃해야 하는 이유. Can you please refund the remaining nights? Thanks.
Name : 영문 이름
Check-in date: 체크인 날짜
Check-out date: 체크아웃 날짜
Itinerary number(Website): 예약 번호(예약 사이트 ex> agoda, booking.com, hotels.com, expedia, trip.com, myrealtrip......)
Best regards,
영문 이름
체크인 정보/셔틀버스 신청을 문의하는 이메일
요즘은 프런트 데스크가 없어서 체크인 지침에 따라 혼자 체크인해야 하는 경우도 많다. 이럴 경우 최소 출발 72시간 전에는 호텔에 문의하여 자세한 체크인 방법을 받아두는 것이 중요하다. 예약하자마자 보내주는 호텔도 있지만 어떤 호텔은 예약 시 꼭 호텔로 이메일을 보내야 한다고 적혀 있는 경우가 있다. 하지만 온라인 예약 페이지에는 너무 많은 정보가 있어서 이 부분을 놓쳐서 체크인 안내를 받지 못해 노쇼가 되거나 예약 자체가 취소될 수도 있으니 꼭 체크 또 체크하자.
제목 : <Check-in instruction request 영문이름 for 예약번호
Dear 호텔 이름,
1. 체크인 지침이 필요할 때
I am writing to you regarding the reservation below. Can you please give me the check-in instruction? Thanks.
2. 공항에서 셔틀버스 예약이 필요할 때
I am writing to you regarding the reservation below. Can you please help us to arrange the shuttle bus from the airport? We will arrive at 공항이름 at 시간(pm/am) on 날짜. Thanks.
Name : 영문 이름
Check-in date: 체크인 날짜
Check-out date: 체크아웃 날짜
Itinerary number(Website): 예약 번호(예약 사이트 ex> agoda, booking.com, hotels.com, expedia, trip.com, myrealtrip......)
Best regards,
영문 이름
마농의 알려주는 해외 호텔 예약 시 주의 사항 및 대처법 확인하기
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돌아올 휴가를 위해 항공 특가 예약에 성공하고, OTA를 통해 해외 호텔도 저렴한 가격에 예약했다. 그러던 어느 날 밤 갑자기 승인 알림 문자가 뜬다. 내가 예약한 호텔은 맞는데 가격도 다르고,
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